Wat kost een congres?

De kosten van een congres zijn erg variabel, dus is deze vraag ook niet direct concreet te beantwoorden. Wel is er een goede schatting te geven, en daar willen wij je graag bij helpen. Er moet een reden zijn waarom je een congres organiseert. ‘We doen het elk jaar, of het is handig in klantcontact’ voldoen niet. Waarom doe jij wat je doet, of waarom heb jij ervoor gekozen om dit congres te organiseren? In dit artikel vertellen we je dan ook alles wat je moet weten bij het organiseren van een congres, en wat zijn de kosten die je hierbij mag verwachten. In dit artikel wordt aan de hand van een aantal voorbeelden, een schatting van kosten weergegeven voor een klein, middel en groot congres.

Waaruit bestaan je kosten?*

Bron: evenementorganiseren.nl

Audiovisuele apparatuur

Als u een congres gaat organiseren is de audiovisuele apparatuur die u gebruikt cruciaal om uw product te verkopen of uw boodschap over te brengen. Hierbij kun je denken aan een knappe geluidsinstallatie. Naast dat je te verstaan wilt zijn heb je natuurlijk ook lampen en LED schermen/ TV’s nodig om je producten, en /of jezelf te kunnen laten zien.

Bij het organiseren van een congres komt een hoop audiovisuele techniek kijken, en hoe groter je congres. Hoe meer je nodig zal hebben. Daarnaast moet je kijken, heb je intern een technicus die het programma gaat draaien, of laat je dat ook iemand doen van een externe partij. Hier zit ook weer een verschil in qua kosten.

Locatie

Uit onderzoek van het NIDAP is vastgesteld dat de locatiekosten* op nummer twee staan van totale kosten gemiddeld. Wat wel goed is om te weten is dat locaties vaak ook wel staffelkortingen hanteren. Dit houd dus in dat hoe groter jou congres, hoe goedkoper de locatie in verhouding zal worden. De prijs is ook afhankelijk van de locatie die je kiest, en in welke regio deze zich bevind. Binnen de randstand ben je over het algemeen een stuk meer kwijt dan buiten de randstad.

Staffelkorting is vaak mogelijk bij het huren van locatie, of eventueel andere kortingen zoals ‘vroegboek’ korting. Als je dus ruim van te voren je locatie regeld kan dat dus zeker schelen in de kosten. Vraag dus altijd uit bij de desbetreffende locatie wat de mogelijkheden zijn.

Logistiek

Bij een locatie komt er ook nog bij kijken dat je bezoekers moeten kunnen parkeren. Daarnaast is het bereikbaar met het openbaar vervoer? Hier kun je op inspelen door met je kaartverkoop de optie te geven voor de bezoekers om aan te geven of zij met de auto komen, of met het openbaar vervoer. Bij de meeste locaties heb je de parkeer gelegenheid aanwezig op het terrein zelf.

Veel mensen met het OV? Kijk dan of er ruimte is in je budgettering om een eventuele pendel bus te huren als het niet makkelijk met het OV te bereiken is. Je kan rond de €12,- tot €18,- p.p. een bus voor 80 mensen huren. Hierbij geld ook dat er met verschillende maatschappijen genoeg ruimte is om tot een deal te komen, hoe meer bussen je nodig hebt.

Overig

Hier hebben we het over de kosten die er nog bij komen kijken. Zoals de beveiliging bij de deuren, de event registratie/ ticketing etc. Een stukje marketing en communicatie richting je doelgroep.

Wellicht wil je iedereen aan het einde van het congres nog een goodiebag meegegeven bijvoorbeeld.

Sprekers/ Programma

Bij een congres heb je natuurlijk ook sprekers nodig die aansluiten op het thema of product waar het over gaat. Als je denkt aan spreker dan kan daarin de prijs erg variëren, als je een beginnend spreker zou nemen kun je denken aan €1250,- tot €2000.- Een ervaren spreker zal zitten tussen de €2000,- tot €3000. Wil je een BN’er op je congres aanwezig hebben, dan ga je al snel naar een minimaal bedrag van €4000.- De gemiddelde spreker huur je in voor 1 uur spreken. Bovengenoemde bedragen zijn dan ook gebasseerd daarop.

Bij het inhuren van sprekers, moet je ook rekening houden met het feit dat er naast het spreken, ook nog voorbereidingstijd aan vooraf gaat, eventuele uitloop tijd na het spreken. Hierdoor kunnen de kosten ook nog variëren.

Catering

Uit onderzoek van het NIDAP is gebleken dat catering voornamelijk de grootste kostenpost is van een event. * Dit komt ook doordat je dit normaliter uit besteed aan een externe partij. Dat is makkelijk. De cateraar zorgt voor lekkere, betaalbare gerechten. Is op de hoogte van de cao contractering en weet ook op het gebied van hygiëne en duurzaamheid het nodige. En omdat je het uit besteed aan een andere partij kunnen de medewerkers van het bedrijf zich ook focussen op de corebusiness waar het om draait.

De nadelen aan het hef in eigen handen nemen op het gebied van catering zijn als volgt. Je zal dan ook zelf de inkopen moeten regelen, aan kwaliteitscontroles moeten doen, en voldoen aan de hygiëne standaarden. Hierdoor ben je een hoop tijd kwijt die je beter kan besteden aan bijvoorbeeld de inhoud van je congres.

Bij een klein congres kun je ervan uit gaan dat je gemiddeld rond de 6-10 euro kwijt bent aan hapjes en drankjes. Uitgaand van 2 drankjes p.p. en 6 hapjes p.p.

Projectmanagement

Bij een congres is het gebruikelijk om het management uit handen te geven aan een ervaren specialist. Hierdoor kun je het grootste gedeelte uit handen geven en overlaten aan een proffesional. Zodat je zelf kan focussen op de inhoud van je congres. Verstandig dus om een event planner/ event manager in the schakelen. Geef je de organisatie (deels) uit handen? Dan zullen de kosten voor eventplanning en eventmanager bij de totale congreskosten moeten worden gebudgetteerd. Als je besluit zelf je event te organiseren een leiden, is het goed om over na te denken of dat de tijd waard is. Bij een klein evenement kun je uitgaan dat je ongeveer rond de 40-60 uur kwijt bent als je onervaren bent met het organiseren hiervan. En als iemand dat in 20 uur kan doen met zijn/ haar ervaring is dat het overwegen waard. De kosten van een ervaren freelance project manager zitten rond de €104,- per uur.

Kosten klein congres 50-250 man

Zoals te zien in het diagram hiernaast ligt de verhouding qua kosten niet ver uit elkaar. Dit komt voornamelijk omdat op kleine schaal er weinig speling is op het gebied van kosten.

Onder het kopje locatie wordt er vanuit gegaan dat je extern een locatie huurt. Houd je een congres in je eigen pand, dan vallen deze kosten uiteraard weg.

Je kan bij een klein congres denken aan een bedrag tussen de €4.300 en €7.250. Dit voor het totale kosten pakket.

Zoals je zult zien bij het organiseren van een middel of groot congres dan veranderd het kosten plaatje. Omdat op grotere schaal de verhoudingen anders uiteenlopen.

Kosten middelgroot congres 250-750 man

Bij een middelgroot congres zullen je kosten hem meer gaan zitten in voornamelijk de catering-, locatie- en audiovisuelekosten. Dit heeft te maken met het feit dat hoe meer mensen je verwacht er meer apparatuur beschikbaar moet zijn en worden gebruikt.

Bij een middelgroot congres zal je ongeveer uit kunnen gaan van een bedrag tussen de €8.450 en €43.520. Dit voor het totale kosten pakket.

Kosten groot congres 750-1000 man

Bij een groot congres zullen je kosten voornamelijk drukken op de catering, locatie en projectmanagement omdat er een heleboel geregeld zal moeten worden. En je hiervoor dus ook experts wilt hebben in het vak zodat alles soepel kan verlopen.

Je kan bij een groot congres denken aan een bedrag tussen de €50.000 en €65.000. Dit voor het totale kosten pakket.

Wat kunnen wij voor jou betekenen?

Wij hebben al jaren ervaring met het organiseren van een congres op het Audiovisuele gebied. Wij komen pas om de hoek kijken bij het op de juiste wijze overbrengen van uw boodschap. Om een presentatie indruk te laten maken op jouw klant en vlekkeloos te laten verlopen heb je proffesionele licht-, geluids- en videomateriaal nodig. Wij hebben een breed assortiment aan apparatuur en hulpmiddelen om jouw congres vlekkeloos te laten verlopen. Voor een complete productie, groot of klein, van transport en opbouw tot programmering en bediening.

Wij zullen je vooraf adviseren en de beste oplossing voor jouw presentatie of bijeenkomst voorstellen. Hierbij vertalen wij stap voor stap jouw wensen naar de audiovisuele toepassing. Uiteindelijk zal er veel materiaal op locatie staan. Wij zijn echter van mening dat wij ons niet onderscheiden door middel van onze materialen. Dit doen wij wél door middel van onze manier van werken. Door heldere en snelle communicatie zorgen wij ervoor dat het organiseren van een congres nog nooit zo makkelijk was!

Wij nemen ook altijd uitgebreid te tijd om ons vooraf te informeren, Pas dan kunnen wij duidelijk uitleggen waarom wij een bepaalde beamer, of een bepaald ledscherm hebben aangeboden. Vaak blijkt namelijk dat tijdens het informatieproces het evenement toch beter kan ingevuld worden met een andere hardware dan in eerste instantie werd gevraagd door de klant.